OVERFØRING ARKIVMATERIALE TIL BORTSETTINGSARKIV/ARKIVDEPOT TIL SENTRALARKIVET I HALDEN RÅDHUS

Avleveringsrutinene er fastsatt med hjemmel i Forskrift om offentlege arkiv av 11.12.1999, kapittel V. Eldre og avslutta arkiv.

Kommunale avdelinger, institusjoner og bedrifter har plikt til å avlevere sine arkiver til sentralarkivet i Rådhuset, når de ikke lenger trengs i det daglige arbeidet (Arkivforskriften §5-1).

Generelle krav til ordning av arkivmaterialet:

Arkivmaterialet som skal avleveres til sentralarkivet i Rådhuset skal være ordna etter opphav(proveniens) (Arkivforskiften §5-4). Dette innebærer at om en avdeling oppbevarer arkivsaker fra en annen avdeling (arkivskaper) må disse holdes adskilt
og føres på separate skjema, og den oprinnelig orden og indre sammenhengen skal beholdes.

Krav til arkivmaterialet som skal avleveres:

Forespørsel om avlevering gjøres i god tid før avlevering pr. e-post eller ved telefonhenvendelse til arkivet. Før avlevering gjennomføres et møte hvor en gjennomgår kravene til materialet som skal avleveres. Hvordan det skal ordnes, listeføres, merkes og pakkes.