Arkivleders ansvar

Kommunedirektøren har delegert det operative lederansvaret til arkivleder. Arkivleder har det daglige ansvaret for arkivdanning og arkivlegging i kommunen. Arkivleder er arkivfaglig overordnet enhetene».

Arkivleder er leder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder skal:

• holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
• gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
• tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
• føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
• ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen.
• være kontaktperson til Interkommunalt arkiv i Østfold IKS.
• tas med på råd når kommunen skal velge sak-/arkivsystem 
• få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.

Et offentlig organ har ansvaret for at underliggende organ får nødvendig veiledninger, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av arkivloven.

Arkivtjenestens ansvar

Post/arkiv i Halden kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste.

Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Arkivtjenesten skal:

• registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra 
• sørge for god kvalitetssikring
• ansvar for postjournal
• sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter,  utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, oppfølging). 
• sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden. 
• sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

 De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.